RODO a zatrudnianie nowego pracownika – jakimi danymi możemy rozporządzać?

Czym jest RODO?

Ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych zostało przyjęte 27 kwietnia 2016 roku przez Parlament Europejski i Radę Unii Europejskiej – jego założenie obejmuje ujednolicenie przepisów wewnątrz wspólnoty w sprawie swobodnego przepływu danych osobowych, należących do osób fizycznych. Po dwuletnim okresie przejściowym, unijne rozporządzenie weszło w życie z dniem 25 maja 2018 roku. Treść RODO (z angielskiego GDPR – General Data Protection Regulation) dotyczy każdego podmiotu gospodarczego, prowadzącego działalność na terenie Unii Europejskiej. Oznacza to, że z dniem wejścia rozporządzenia, każda firma, instytucja, czy inny podmiot gospodarczy, który gromadzi i przetwarza dane osobowe osób fizycznych, posiada prawny obowiązek zastosowania się do treści rozporządzenia. Według treści rozporządzenia, przetwarzanie danych osób fizycznych powinno obywać się w sposób legalny, przejrzysty, rzetelny, adekwatny, celowy, poufny, jak również powinno posiadać ograniczenia czasowe. Obowiązujące przepisy są zatem w stanie zapewnić osobom fizycznym większą transparentność oraz kontrolę nad przepływem i sposobem wykorzystania ich danych osobowych, ściśle określając kiedy, przez kogo i w jakim celu dane te zostaną wykorzystane.

RODO a rekrutacja

Rozporządzenie o ochronie danych osobowych może w istotny sposób wpłynąć na przeprowadzenie przez pracodawców procesów rekrutacyjnych. Wprowadzone zmiany dotknęły w szczególności działy HR, odpowiadające za zarządzanie informacjami na temat kandydatów ubiegających się o pracę. Wiążę się to przede wszystkim z koniecznością dostarczenia potencjalnym pracownikom informacji na temat pracodawcy, do którego trafią ich dane osobowe. Na etapie rekrutacji, HR-owcy mają obowiązek poinformować kandydata na temat tego, dla kogo przeznaczone są ich dane i jak długo będą przetwarzane. Rekruter powinien również zakomunikować kandydatowi, że w przypadku wykrycia nieprawidłowości, posiada on możliwość złożenia skargi do organu nadzorczego. Pracodawca może zatem być uprawniony do przetwarzania danych osobowych potencjalnych pracowników tylko i wyłącznie na podstawie ich dobrowolnej i świadomej woli.

Jakie dane można pozyskać od przyszłego pracownika?

Aby zatrudnić pracownika, pracodawca ma prawo żądać od niego podania informacji, które dotyczą podstawowych danych osobowych, takich jak imię lub imiona, nazwisko, imiona rodziców, data urodzenia, adres zamieszkania, adres do korespondencji, a także może wymagać podania danych, dotyczących uzyskanego wykształcenia oraz przebiegu pracy zawodowej. Dodatkowo pracodawca może żądać od przyszłego pracownika podania numeru PESEL, jak również danych osobowych, dotyczących danych dzieci pracownika (imion, nazwisk, dat urodzenia), jeżeli jest to potrzebne do uzyskania przez pracownika szczególnych uprawnień, wynikających z zapisu kodeksu pracy. Pracodawca ma prawo przetwarzać powyższe dane, ponieważ jest to niezbędne do zawarcia umowy i wynika z treści artykułu 23 ustawy 1 o ochronie danych osobowych. Przetwarzanie danych osobowych jest dopuszczalne również w sytuacji, gdy uzyskanie danych jest konieczne do realizowania określonych uprawnień, wykonania określonych zadań dla dobra publicznego lub innych uzasadnionych celów, których realizacja nie jest sprzeczna z prawami i wolnością osób, do których te dane się odnoszą.

Jakich danych pracodawca nie może żądać?

Jeżeli pracodawca chciałby uzyskać od przyszłego pracownika inne dane, niż te, które przewiduje treść ustawy, wówczas nie ma prawa żądać ich ujawnienia. To od pracownika zależy czy dobrowolnie wyrazi zgodę na przetwarzanie dodatkowych informacji na swój temat, czy odmówi. W sytuacji, kiedy pracodawca nie posiada odpowiednich podstaw, wówczas nie może również poddawać pracownika testom psychologicznym wbrew jego woli, jak również nie może żądać zaświadczenia o niekaralności pracownika, w przypadku kiedy nie jest to wymagane według obowiązujących przepisów. Podobne żądania mogą być uznane jako dyskryminujące, w związku z czym potencjalny pracownik może domagać się od pracodawcy odszkodowania z tytułu naruszenia zasady równego traktowania.

Dofinansowania za zatrudnianie osób niepełnosprawnych – ile i w jakich sytuacjach?

Jak prawo definiuje osobę niepełnosprawną?

W świetle prawa istnieją trzy stopnie, według których definiuje się osoby niepełnosprawne. Pierwszy stopień obejmuje osoby ze znaczną niepełnosprawność, co oznacza, że posiadają one naruszoną sprawność organizmu. Niepełnosprawność może w tym przypadku dotyczyć zarówno naruszenia sprawności fizycznej organizmu, jak również sprawności psychicznej lub umysłowej. W efekcie może się to wiązać z całkowitą niezdolnością do wykonywania pracy lub wykonywania wyłącznie pracy chronionej, a także z koniecznością przebywania pod stałą lub długotrwałą opieką innych osób. Taka osoba może być zatem niezdolna do samodzielnej egzystencji bez pomocy udzielonej przez osoby trzecie. Osoby objęte umiarkowanym stopniem niepełnosprawności, podobnie jak osoby o znacznym stopniu niepełnosprawności, mogą wykonywać pracę wyłącznie w warunkach pracy chronionej. W ich przypadku naruszenie organizmu może powodować czasowe przebywanie pod opieką innych osób. Osoby z umiarkowanym stopniem niepełnosprawności mogą również podlegać częściowej pomocy innych osób w pełnieniu ról społecznych. Lekki stopień niepełnosprawności określa z kolei osoby posiadające naruszoną sprawność organizmu, która znacząco wpływa na obniżenie zdolności do wykonywania pracy, w porównaniu do osób w pełni sprawnych fizycznie i psychicznie, posiadających podobne kwalifikacje zawodowe.

Korzyści dla pracodawcy

Pracodawca zatrudniający osobę niepełnosprawną może czerpać z tego tytułu określone korzyści materialne w formie comiesięcznego dofinansowania. Wysokość dofinansowania uzależniona jest przede wszystkim od stopnia niepełnosprawności pracownika i może wynosić maksymalnie 450 zł za zatrudnienie osoby z lekkim stopniem niepełnosprawności, do 1125 zł za zatrudnienie pracownika o umiarkowanym stopniu niepełnosprawności i do 1800 zł za zatrudnienie pracownika o znacznym stopniu niepełnosprawności. Jeżeli dodatkowo u niepełnosprawnego pracownika orzeczono epilepsję, upośledzenie umysłowe, chorobę psychiczną, całościowe zaburzenia rozwojowe, głęboką lub umiarkowaną ślepotę, pracodawca może otrzymać dodatkowe 600 zł z tytułu dofinansowania.

Kiedy wypłacane jest dofinansowanie?

Wysokość otrzymanego dofinansowania jest wypłacana proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy niepełnosprawnego pracownika. Wymienione wartości dotyczą zatem wyłącznie pełnego wymiaru godzin i stanowią maksymalną kwotę dofinansowania. Osoba niepełnosprawna może posiadać zatrudnienie u więcej, niż jednego pracodawcy, w związku z czym dofinansowanie może być przyznane pracodawcom, u których jest zatrudniona w kwocie proporcjonalnej do wymiaru czasu pracy tej osoby. Dotyczy to sytuacji, kiedy wymiar pracy pracownika nie przekracza w sumie pełnego etatu. W przypadku, kiedy łączna suma godzin pracy osoby niepełnosprawnej przekroczy pełen etat, wówczas kwotę dofinansowania przyznaje się pracodawcy, który jako pierwszy zatrudnił takiego pracownika. Warto również pamiętać o tym, że suma dofinansowania nie może przekraczać 75% kosztów płacy, na które składa się wynagrodzenie brutto i obowiązkowe składki, wynikające z tytułu ubezpieczeń i funduszy. Dotyczy to pracodawców, który prowadzą działalność gospodarczą, z kolei w przypadku pracodawców nie prowadzących działalności, kwota dofinansowania nie może przekroczyć 90% kosztów płacy.

O czym warto pamiętać?

Dofinansowanie wynikające z zatrudnienia osoby niepełnosprawnej przysługuje każdemu pracodawcy niezależnie od tego czy prowadzi działalność gospodarczą czy nie, a także pracodawcom, którzy prowadzą zakład pracy chronionej. Warunkiem do otrzymania dofinansowania jest nieposiadanie zaległości wobec Funduszu. Warto jednak pamiętać, że dofinansowanie nie przysługuje pracodawcy w przypadku, kiedy zatrudnia on osoby niepełnosprawne w oparciu o umowy cywilnoprawne. Dofinansowanie przyznawane jest wyłącznie wtedy, kiedy niepełnosprawny pracownik posiada zatrudnienie w formie umowy o pracę. W przypadku, gdy pracownik z lekką lub umiarkowaną niepełnosprawnością posiada ustalone prawo do emerytury, dofinansowanie nie jest przyznawane – to samo dotyczy sytuacji, kiedy wypłata osoby niepełnosprawnej pokrywana jest ze środków publicznych.

Zatrudnianie cudzoziemca – o czym należy pamiętać?

Braki w kadrach

W związku z brakami kadrowymi i redukcją kosztów w przedsiębiorstwach, coraz więcej pracodawców decyduje się na zatrudnianie cudzoziemców, z czego zdecydowana większość obejmuje osoby pochodzące zza wschodniej granicy naszego kraju. Na polskim rynku pracy od kilku lat panuje deficyt siły roboczej, dlatego znalezienie pracowników fizycznych stanowi dla pracodawców nie lada wyzwanie. Obecnie braki w kadrach obejmują przede wszystkim takie sektory jak przemysł, budownictwo, czy przetwórstwo, ale również zjawisko to można zaobserwować w branżach związanych z handlem, gastronomią oraz transportem. Nic więc dziwnego, że zatrudnianie obcokrajowców stanowi dla polskich przedsiębiorców alternatywę na deficyt polskich pracowników. Zatrudnienie u polskich pracodawców jest równie atrakcyjne z punktu widzenia cudzoziemców, szczególnie dla pracowników z Ukrainy, którzy w Polsce mogą otrzymywać wynagrodzenie dużo wyższe, w porównaniu do tego, które byliby w stanie uzyskać na rodzimym rynku pracy.

Dotychczasowe procedury

Krótkoterminowe zatrudnianie pracowników pochodzących spoza Unii Europejskiej do roku 2018 nie wiązało się z koniecznością uzyskania zezwolenia o pracę, jeżeli okres zatrudnienia nie przekraczał 6 miesięcy w ciągu kolejnych 12 miesięcy. Limit ten nie dotyczył pracodawców, ale cudzoziemców, którzy na podstawie oświadczenia mogli w tym czasie podjąć pracę w więcej niż jednym zakładzie pracy. Jednym obowiązkiem przedsiębiorcy, który decydował się zatrudnić pracownika spoza Polski, było złożenie oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi w Powiatowym Urzędzie Pracy. Treść wymienionego oświadczenia zawierała dane pracownika, pracodawcy, jak również określała rodzaj wykonywanej pracy, okres zatrudnienia oraz wysokość wynagrodzenia. Oświadczenie zostawało następnie wpisywane do ewidencji oświadczeń cudzoziemca, co stanowiło podstawę do tego, by pracownik spoza Unii mógł starać się w późniejszym czasie o wizę.

Praca sezonowa

Jedną ze zmian, jakie zostały wprowadzone wraz z nowelizacją ustawy jest uproszczenie procedury oświadczeniowej oraz wprowadzenie zezwolenia na pracę sezonową. Wszelkie decyzje w sprawie wydawania zezwoleń na pracę sezonową podejmuje starosta. Maksymalny okres zatrudnienia cudzoziemca na mocy ustawy został wydłużony z 6 miesięcy do maksymalnie 9 miesięcy. Zakres wykonywanych prac o charakterze sezonowym został ściśle określany przez treść ustawy i dotyczy wyłącznie wybranych branż, takich jak turystyka, rolnictwo oraz sadownictwo. Podjęcie przez cudzoziemca pracy spoza wymienionych sektorów nie może być zatem kwalifikowane jako praca sezonowa. Istotną zmianą jest możliwość zezwolenia na pracę wielosezonową na okres do 3 lat. Warunkiem zatrudnienia cudzoziemców jest zaoferowanie im podobnego wynagrodzenia do tego, które otrzymują pracownicy wykonujący podobny zakres prac, jak również należy udowodnić, że lokalny rynek pracy nie jest stanie uzupełnić braku w kadrach przedsiębiorstwa.

Praca krótkoterminowa

Składanie oświadczeń o powierzeniu pracy cudzoziemcowi jest wymagane jedynie w sytuacji, kiedy praca posiada charakter niesezonowy – maksymalny okres zatrudnienia obejmuje 6 miesięcy w ciągu roku kalendarzowego. Wprowadzone przepisy dotyczą pracowników pochodzących z tak zwanych państw trzecich, to jest obywateli Ukrainy, Białorusi. Armenii, Gruzji Mołdawii oraz Rosji – warunkiem podjęcia pracy przez wymienione osoby jest posiadanie zezwolenia na pobyt czasowy, wizę lub możliwe jest w ramach ruchu bezwizowego. Kwestia formalna, związana ze składaniem oświadczenia o powierzaniu wykonywania pracy cudzoziemcowi, posiada podobną formę do procedury sprzed nowelizacji, jednak zawiera ona pewne modyfikacje. Dodatkowo każdorazowe składanie wniosku o powierzeniu pracy cudzoziemcowi, wymaga uiszczenia przez pracodawcę opłaty w wysokości 30 złotych. Obowiązkiem pracodawcy jest również zawarcie z cudzoziemcem pisemnej umowy na temat warunków zatrudnienia i przetłumaczenie jej. Umowa ta powinna dokładnie opisywać charakter wykonywanej pracy, jak również powinna przewidywać wynagrodzenie nie mniejsze, niż minimalne.

L4 a wypowiedzenie pracy – co trzeba wiedzieć?

W jaki sposób może być rozwiązana umowa o pracę?

Umowa o pracę może zostać rozwiązana zarówno przez pracodawcę, jak również przez pracownika, czego następstwem jest zakończenie stosunku pracy za wypowiedzeniem jednej ze stron. Podjęcie decyzji o zakończeniu współpracy może nastąpić również w sytuacji, kiedy obie strony wyrażą taką wolę, co kodeks pracy definiuje jako rozwiązanie umowy na mocy porozumienia stron. Rozwiązanie umowy o pracę może nastąpić także w okolicznościach niezależnych od woli którejkolwiek ze stron, na skutek wygaśnięcia umowy po określonym czasie lub wykonania określonej pracy, której warunki zostały sprecyzowane w umowie. Wszystkie sytuacje, w których możliwe jest ustanie stosunku pracy, zostały ściśle zdefiniowane w kodeksie pracy i na podstawie jego zapisów możliwe jest ewentualne odwoływanie się od wypowiedzenia umowy o pracę.

Kiedy pracownik jest chroniony przed zwolnieniem?

Wiele kontrowersji wzbudza kwestia wypowiedzenia pracy w czasie, kiedy pracownik przebywa na zwolnieniu lekarskim. Zgodnie z kodeksem pracy na mocy artykułu 41, „pracodawca nie może wypowiedzieć umowy o pracę w czasie urlopu pracownika, a także w czasie innej usprawiedliwionej nieobecności pracownika w pracy, jeżeli nie upłynął jeszcze okres uprawniający do rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia.” Oznacza to, że pracownik, którego nieobecność w pracy jest usprawiedliwiona na podstawie zaświadczenia lekarskiego, jest prawnie chroniony przed zwolnieniem z pracy. To samo dotyczy sytuacji, kiedy nieplanowana nieobecność w pracy wynika z zaistniałej konieczności, na przykład w przypadku pogrzebu członka rodziny, konieczności sprawowania opieki nad dzieckiem czy z powodu stawiennictwa w sądzie.

Kiedy L4 przestaje chronić pracownika?

Przypadek, kiedy pracownik jest nieobecny w pracy z powodu choroby jest sytuacją w pełni uzasadnioną. Każdemu pracownikowi przebywającemu na L4 przysługuje okres ochronny, którego długość jest objęta konkretnymi ramami czasowymi, zależnymi od stażu pracy u aktualnego pracodawcy. Umowa o pracę może zatem zostać rozwiązana przez pracodawcę bez wypowiedzenia w sytuacji, kiedy pracownik długotrwale przebywa na zwolnieniu lekarskim. Zgodnie z kodeksem pracy, pracodawca ma prawo do rozwiązania umowy o pracę, jeżeli okres niezdolności pracownika do pracy przekracza 3 miesiące, podczas gdy jego okres zatrudnienia wynosi mniej niż 6 miesięcy. Rozwiązanie umowy o pracę może nastąpić również wtedy, kiedy pracownik jest niezdolny do pracy na skutek choroby przez okres dłuższy, niż łączny czas pobierania z wymienionego tytułu wynagrodzenia, zasiłku i świadczeń przez okres pierwszych 3 miesięcy lub przez pierwszych 6 miesięcy, jeżeli niezdolność do pracy powstała na skutek choroby zawodowej lub w wyniku wypadku. Po upłynięciu okresów ochronnych, pracodawca może rozstrzygnąć czy nadal chce zatrudniać takiego pracownika, czy woli rozwiązać umowę. Rozwiązanie umowy osobie przebywającej na zwolnieniu lekarskim jest możliwe, jeżeli po okresie ochronnym pracownik nadal pozostaje niezdolny do pracy – ustanie stosunku pracy może nastąpić najwcześniej następnego dnia po upłynięciu okresu ochronnego.

Zwolnienie lekarskie w okresie wypowiedzenia

Jeżeli pracodawca wręczy pracownikowi wypowiedzenie, zanim ten zdąży się udać na zwolnienie lekarskie, wówczas pracownikowi nie przysługuje ochrona przed rozwiązaniem umowy o pracę. Aby zaświadczenie o chorobie mogło stanowić ochronę przed zwolnieniem z pracy, czas i data jego wystawienia muszą poprzedzać termin otrzymania wypowiedzenia. Z kolei jeżeli pracownik zachorował już po rozwiązaniu umowy z pracodawcą, nadal może korzystać z zasiłku chorobowego
pod warunkiem, że choroba zaczęła się do maksymalnie do 14 dni od ustania stosunku pracy i trwa nieprzerwanie przez 30 dni.

Podsumowanie

Mimo że kodeks pracy chroni pracowników przed zwolnieniem, w trakcie kiedy przebywają na zwolnieniu lekarskim, warto pamiętać o okresie ochrony, który w momencie upłynięcia przestaje jakkolwiek obowiązywać. Pracodawca, choć nie ma prawa do zwolnienia pracownika przebywającego na L4, to jednak może dopatrzyć się nieprawidłowości i nadużyć z jego strony. W przypadku, kiedy pracodawca skontroluje, że pracownik nieprawidłowo wykorzystuje zwolnienie lekarskie, może mieć on podstawę do zwolnienia go trybie dyscyplinarnym jeszcze w czasie trwania L4.

Stosowanie zadaniowego trybu pracy – w jakich okolicznościach?

Jakie tryby pracy są powszechnie stosowane?

Ze względu na fakt, że każdy zawód posiada inną specyfikę pracy, kodeks pracy precyzyjnie definiuje, jakie systemy pracy mogą być wykorzystywane przez pracodawców. Jednym z najczęściej spotykanych rozwiązań jest stosowanie podstawowego systemu czasu pracy, którego normy określają, że czas pracy pracownika nie powinien przekraczać 8 godzin w ciągu dnia lub 40 godzin w danym okresie rozliczeniowym. Niektóre przedsiębiorstwa ze względu na swoją organizację, stosują również równoważny system pracy, który umożliwia przedłużenie czasu pracy pracowników w ciągu doby do maksymalnie 12 godzin. Dłuższy czas pracy jest w tym przypadku równoważony przez skrócony czas pracy w określonych dniach lub w postaci dni wolnych od pracy. Okres rozliczeniowy czasu pracy w systemie równoważnym może wynosić 1 miesiąc lub 3 miesiące, jeżeli taka konieczność jest uzasadniona przez pracodawcę. Wymienione tryby pracy zakładają, że obowiązkiem pracownika jest bycie do dyspozycji pracodawcy w określonym czasie oraz we wskazanym miejscu.

Na czym polega zadaniowy tryb pracy?

W przypadku niektórych rodzajów pracy, pracodawcy coraz częściej decydują się na wprowadzenie bardziej elastycznego systemu, który nie skupia się na określeniu norm czasowych, ale na realizacji określonych zadań. Przy wdrożeniu zadaniowego systemu pracy, pracodawca nie musi kontrolować tego, w jaki sposób pracownik wykorzystuje czas pracy, jak również nie jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji czasu pracy. W ramach czasu pracy, pracownikowi powierzane są zadania, których realizacja powinna zajmować maksymalnie do 8 godzin w ciągu dnia lub 40 godzin w ciągu pięciodniowego tygodnia pracy. W efekcie pracownik za porozumieniem z pracodawcą może samodzielnie zarządzać swoim czasem pracy, co daje mu pełną elastyczność w tym zakresie.

Kiedy stosować zadaniowy tryb pracy?

Kodeks pracy w precyzyjny sposób określa w jakich okolicznościach pracodawca może wprowadzić zadaniowy system pracy. Tryb ten nie znajduje zastosowania w przypadku każdego rodzaju pracy i może być stosowany jedynie w uzasadnionych przypadkach, które wynikają ze specyfiki danego rodzaju pracy, miejsca pracy lub jego organizacji. Pracodawca może wprowadzić zadaniowy tryb pracy w sytuacji, kiedy charakter pracy pozwala na wykonywanie jej o dowolnej porze poza zakładem pracy – może to dotyczyć na przykład programistów, którzy swoje zadania mogą realizować zdalnie, niezależnie od czasu i miejsca. Stosowanie zadaniowego trybu pracy może być uzasadnione również w przypadku, kiedy rodzaj pracy lub organizacja zakładu pracy nie wymagają określenia sztywnych ram czasowych, w ciągu których praca powinna się odbyć. Inną sytuacją może być nieregularne zapotrzebowanie na pracę, zależne od okoliczności, na przykład w pracy dozorcy lub sprzątaczki. Z kolei w przypadku pracowników terenowych, takich jak przedstawiciele handlowi czy akwizytorzy, monitoring czasu pracy jest często niemożliwy lub mocno utrudniony, w związku z czym rozliczanie podwładnych z wykonanych zadań jest rozwiązaniem najbardziej miarodajnym. Podobna sytuacja występuje w odniesieniu do zawodów artystycznych, w których czas wykonania pracy uzależniony jest od umiejętności pracownika, jego zaangażowania czy twórczego natchnienia.

Czy zadaniowy oznacza nienormowany?

Pojęcie zadaniowego trybu pracy może być mylone z nienormowanym czasem pracy, jednak terminy te nie są tożsame. Nienormowany czas pracy dotyczy przede wszystkim osób zarządzających przedsiębiorstwem, kierowników oraz głównych księgowych. Osoby te w razie zaistnienia potrzeby mogą wykonywać swoją pracę w zwiększonym wymiarze godzin, jednak według kodeksu pracy nie przysługuje im prawo do dodatkowego wynagrodzenia za pracę w nadliczbowych godzinach. Prawo do wynagrodzenia z tytułu nadgodzin przysługuje im wyłącznie wtedy, kiedy nadliczbowe godziny pracy przypadają w niedzielę lub święto. Osobom pracującym w trybie zadaniowym również nie przysługuje prawo do płatnych nadgodzin, jednak jest to uzasadnione tym, że powierzane im zadania są możliwe do wykonania w ciągu normalnego dnia roboczego, czyli do maksymalnie 8 godzin. Tylko od zaradności pracownika i jego umiejętności zarządzania swoim czasem zależy czy zakończy pracę w planowanym czasie lub krótszym, czy zmuszony będzie do wydłużenia swojego czasu pracy, aby zdążyć z realizacją zadań.