Czym jest RODO?
Ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych zostało przyjęte 27 kwietnia 2016 roku przez Parlament Europejski i Radę Unii Europejskiej – jego założenie obejmuje ujednolicenie przepisów wewnątrz wspólnoty w sprawie swobodnego przepływu danych osobowych, należących do osób fizycznych. Po dwuletnim okresie przejściowym, unijne rozporządzenie weszło w życie z dniem 25 maja 2018 roku. Treść RODO (z angielskiego GDPR – General Data Protection Regulation) dotyczy każdego podmiotu gospodarczego, prowadzącego działalność na terenie Unii Europejskiej. Oznacza to, że z dniem wejścia rozporządzenia, każda firma, instytucja, czy inny podmiot gospodarczy, który gromadzi i przetwarza dane osobowe osób fizycznych, posiada prawny obowiązek zastosowania się do treści rozporządzenia. Według treści rozporządzenia, przetwarzanie danych osób fizycznych powinno obywać się w sposób legalny, przejrzysty, rzetelny, adekwatny, celowy, poufny, jak również powinno posiadać ograniczenia czasowe. Obowiązujące przepisy są zatem w stanie zapewnić osobom fizycznym większą transparentność oraz kontrolę nad przepływem i sposobem wykorzystania ich danych osobowych, ściśle określając kiedy, przez kogo i w jakim celu dane te zostaną wykorzystane.
RODO a rekrutacja
Rozporządzenie o ochronie danych osobowych może w istotny sposób wpłynąć na przeprowadzenie przez pracodawców procesów rekrutacyjnych. Wprowadzone zmiany dotknęły w szczególności działy HR, odpowiadające za zarządzanie informacjami na temat kandydatów ubiegających się o pracę. Wiążę się to przede wszystkim z koniecznością dostarczenia potencjalnym pracownikom informacji na temat pracodawcy, do którego trafią ich dane osobowe. Na etapie rekrutacji, HR-owcy mają obowiązek poinformować kandydata na temat tego, dla kogo przeznaczone są ich dane i jak długo będą przetwarzane. Rekruter powinien również zakomunikować kandydatowi, że w przypadku wykrycia nieprawidłowości, posiada on możliwość złożenia skargi do organu nadzorczego. Pracodawca może zatem być uprawniony do przetwarzania danych osobowych potencjalnych pracowników tylko i wyłącznie na podstawie ich dobrowolnej i świadomej woli.
Jakie dane można pozyskać od przyszłego pracownika?
Aby zatrudnić pracownika, pracodawca ma prawo żądać od niego podania informacji, które dotyczą podstawowych danych osobowych, takich jak imię lub imiona, nazwisko, imiona rodziców, data urodzenia, adres zamieszkania, adres do korespondencji, a także może wymagać podania danych, dotyczących uzyskanego wykształcenia oraz przebiegu pracy zawodowej. Dodatkowo pracodawca może żądać od przyszłego pracownika podania numeru PESEL, jak również danych osobowych, dotyczących danych dzieci pracownika (imion, nazwisk, dat urodzenia), jeżeli jest to potrzebne do uzyskania przez pracownika szczególnych uprawnień, wynikających z zapisu kodeksu pracy. Pracodawca ma prawo przetwarzać powyższe dane, ponieważ jest to niezbędne do zawarcia umowy i wynika z treści artykułu 23 ustawy 1 o ochronie danych osobowych. Przetwarzanie danych osobowych jest dopuszczalne również w sytuacji, gdy uzyskanie danych jest konieczne do realizowania określonych uprawnień, wykonania określonych zadań dla dobra publicznego lub innych uzasadnionych celów, których realizacja nie jest sprzeczna z prawami i wolnością osób, do których te dane się odnoszą.
Jakich danych pracodawca nie może żądać?
Jeżeli pracodawca chciałby uzyskać od przyszłego pracownika inne dane, niż te, które przewiduje treść ustawy, wówczas nie ma prawa żądać ich ujawnienia. To od pracownika zależy czy dobrowolnie wyrazi zgodę na przetwarzanie dodatkowych informacji na swój temat, czy odmówi. W sytuacji, kiedy pracodawca nie posiada odpowiednich podstaw, wówczas nie może również poddawać pracownika testom psychologicznym wbrew jego woli, jak również nie może żądać zaświadczenia o niekaralności pracownika, w przypadku kiedy nie jest to wymagane według obowiązujących przepisów. Podobne żądania mogą być uznane jako dyskryminujące, w związku z czym potencjalny pracownik może domagać się od pracodawcy odszkodowania z tytułu naruszenia zasady równego traktowania.